Anbietung und Abgabe

Die Übergabe der Personenstandsunterlagen an das Personenstandsarchiv vollzieht sich in folgenden Schritten: 

Vorbereitung

  1. Vor der Abgabe sollten alle Randvermerke in die Zweitregister nachgetragen werden.
  2. Die abzugebenden Unterlagen müssen von Schmutz und besonders von Schimmelbefall befreit sein, da sie ansonsten die bereits im Personenstandsarchiv  lagernden Archivalien gefährden. Wir übermitteln Ihnen im Bedarfsfall gerne Adressen von Restaurierungsfirmen. 

Anbietung

  1. Erstellung der Anbietungsliste, geordnet nach Standesämtern, Unterlagenart und Laufzeit nach unserem Anbietungs- und Abgabeformular  (Eintrag der Bündel bzw. Kartonnummer erst nach Bündelung bzw. Einkartonierung der Unterlagen). Bitte beachten Sie die Hinweise zur Erstellung der Anbietungs- bzw. Abgabeliste.
  2. Übersendung der Anbietungsliste in elektronischer Form an das Personenstandsarchiv Rheinland-Pfalz: personenstandsarchiv(at)lav.rlp.de.
  3. Vereinbarung eines Übergabetermins mit dem Personenstandsarchiv, per Mail oder telefonisch: 0261-87670497. 

Abgabe 

1. Bündelung bzw. Einkartonierung der Unterlagen.
2. Aus der Anbietungsliste wird nun die Abgabeliste: Datum der Abgabe, Eintrag der Bündel- bzw. Kartonnummer.
3. Übersendung der Abgabeliste in elektronischer Form.
4. Beschriftung der Bündel bzw. Kartons:
  -  Aufschrift „Abgabe an das Personenstandsarchiv Rheinland-Pfalz“
  -  Nummer des Bündels bzw. Kartons
  -  Kopie der entsprechenden Seite der Abgabeliste auf den Karton kleben oder auf das Bündel legen (zur Information, welche Unterlagen sich in dem jeweiligen Bündel bzw. Karton befinden)
5. Transport der Unterlagen nach Koblenz, Wallersheimer Weg 10.
6. Übergabe der Unterlagen und des Ablieferungsverzeichnisses auf Papier.

Gerne können sich Standesämter für einen gemeinsamen Transport ihrer Unterlagen zusammenschließen. 

Nach erfolgter Anlieferung erhalten Sie von uns eine Eingangsbestätigung mit der Zugangsnummer, die für Ihre Abgabe vergeben wurde.