Seit dem 13. Jahrhundert treten mit dem Anstieg der Schriftlichkeit in Gesellschaft und Verwaltung vermehrt schriftliche Aufzeichnungen auf, die Vorgänge von zeitlich begrenzter, nicht rechtsrelevanter Natur beinhalten und als Akten bezeichnet werden. Im Unterschied zu den Urkunden dokumentieren diese Akten die Prozesse, die zu einer Entscheidung führten, sowie die Alltagsgeschäfte und sind damit Ausdruck einer sich entwickelnden, organisierten und planmäßig arbeitenden Verwaltung, die von den Städten ausgehend bald auch die zentrale Verwaltung der Landesherren prägte. Einen ersten Höhepunkt erlebte das Aktenwesen im 15./16. Jahrhundert, um dann zum wichtigsten Arbeitsinstrument der Verwaltung zu werden. Wie keine andere Quelle spiegeln sie Verwaltungshandeln detailliert und für die Öffentlichkeit nachvollziehbar wider. Das Landeshauptarchiv verfügt über ca. 37.000 Regalmeter Akten, davon über 2000 Regalmeter aus der Zeit vor 1800.

Bereits im Mittelalter wurden bestimmte Angelegenheiten in Büchern festgehalten, um so für die tägliche Arbeit in der Kanzlei leichter verfügbar zu sein. Die Buchform charakterisiert Amtsbücher ebenso wie der Umstand, daß sie im Unterschied zu Akten Einträge empfangen. Die wichtigste und historisch ertragreichste Amtsbuchart stellen die Protokolle dar. Die sogenannten Kopiare und Urkundenregister enthielten Abschriften der empfangenen Urkunden und dokumentierten somit die erworbenen und verliehenen Rechtstitel und Privilegien. Amtsbücher zur Wirtschaftsführung, wie die Urbare, verzeichneten die Abgaben und Dienste der Untertanen. Auch als Hilfsmittel der Schriftgutverwaltung und <nobr>-organisation</nobr> wurden Amtsbücher verwendet, wie beispielsweise Tagebücher und Aktenverzeichnisse. Die Dauerhaftigkeit der darin enthaltenen Einträge führte zur Ausbildung von Amtsbüchern mit öffentlichem Glauben, deren bekanntestes Beispiel das Grundbuch ist.

Karten und Pläne gelangten entweder als Ergebnis der Verwaltungstätigkeit zusammen mit dem zugehörigen Schriftgut ins Archiv oder sie wurden zur Ergänzung und Vervollständigung vorhandener Bestände gezielt vom Archiv gesammelt. In der Verwaltung wurden sie in der Regel aus einem bestimmten Anlaß heraus angefertigt, der häufig rechtlicher oder militärischer Natur war. Sie dienten beispielsweise der Darstellung von Grenzen und Besitzrechten, der wirtschaftlichen Nutzung bestimmter Gebiete, der Lage von Orten. Sie stehen damit in engem Zusammenhang mit der zugehörigen schriftlichen Überlieferung, die sie illustrieren und veranschaulichen. Das Landeshauptarchiv verfügt über ca. 90.000 Karten und Pläne, deren ältestes Stück aus dem Jahr 1475 stammt.

Ähnlich wie die Karten und Pläne finden sich Fotos und Bilder im Archiv, weil sie entweder von der Verwaltung im Zuge ihrer Tätigkeit angefertigt oder gezielt vom Archiv zur Ergänzung und Vervollständigung seiner Bestände gesammelt wurden. Das Landeshauptarchiv, das dazu auch die Sammlung der Bildagentur des ehemaligen Landesmedienzentrums übernommen hat, verfügt über einen großen Bestand an Fotos und Bildern, die die geschichtliche Entwicklung seines Sprengels in einmaliger Weise widerspiegeln.