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Behördentage der Landesarchive
In regelmäßigen Abständen veranstalten die rheinland-pfälzischen Landesarchive Informationstage für Behörden. Rund um die Aussonderung und Archivierung, aber auch zur Schriftgutverwaltung und Einführung von elektronischen Unterlagen, wird das Dienstleistungsangebot der Landesarchive für die staatlichen Behörden des Landes vorgestellt. In persönlichen Gesprächen mit Ihrem Ansprechpartner können Kontakte geknüpft und vertieft sowie Lösungen für Probleme gefunden werden.
Die jeweils nächste Veranstaltung wird hier rechtzeitig angekündigt.
Behördentage
Digitaler Wandel. Herausforderungen der E-Akte meistern
Die Einführung der E-Akte ist in vollem Gange, nahezu alle Behörden des Landes sind im Projekt DIALOG II RLP involviert oder starten in Kürze mit ihren Projekten. Die Landesarchivverwaltung ist seit dem 1. Februar 2024 vollständig auf die E-Akte umgestellt.
Der Behördentag 2024 diente als ein Forum zum Austausch zwischen Archiv und Behörden. Mit über 100 Gästen aus den Behörden des Sprengels des Landeshauptarchivs war der Lesesaal bis auf den letzten Platz gefüllt. Damit wurde ein neuer Besucherrekord aufgestellt und nachhaltig gezeigt, wie aktuell und wichtig das gewählte Thema war. Die Vorträge zum Stand des Gesamtprojekts, zum Akzeptanz- und Veränderungsmanagement sowie zum rechtskonformen Arbeiten in der E- stießen auf großes Interesse, wie auch ein Vortrag zur Anbietung und Aussonderung der analogen Unterlagen, denn die Papierakten verlieren zwar im Büroalltag ihre Bedeutung, unterliegen aber weiterhin der Anbietungspflicht nach dem Landesarchivgesetz.
Informationsmaterial zum Behördentag 2024:
Anbietung | Aussonderung | Rechtliche Grundlagen
Regeln gegen Wildwuchs. Einheitliche Aktenführung im E-Akte Dschungel
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Die neuen Anforderungen an die Behörden durch die E-Akte
Die Einführung der landeseinheitlichen E-Akte DIALOG RLP ist in großen Teilen der Landesverwaltung mit Unsicherheit und Sorge verbunden. Die Ablösung erprobter Verfahrensweisen und Prozesse löst Ängste aus, die durch die weitverbreitete Unkenntnis über die anstehenden Änderungen noch verschärft werden. Daher stand im Mittelpunkt des Behördentags 2018 die Information: Was kommt auf die Behörden zu? Was ändert sich? Worauf muss man sich einstellen in der täglichen Aufgabenerledigung? Die Grundprinzipien und Standards der E-Akte in den Bereichen Organisation und Schriftgutverwaltung wurden ebenso vorgestellt und erläutert wie der neugestaltete Prozess der Anbietung und Aussonderung: Denn die E-Akte DIALOG RLP ist keineswegs nur eine Herausforderung oder gar Zumutung, sie ist vor allem eine Chance.
Informationsmaterial zum Behördentag 2018:
Analoge und digitale Unterlagen in den Behörden
Am 27. März 2017 hatte das Landeshauptarchiv Koblenz zu einem weiteren Behördentag unter der Überschrift "Schützen und Sichern" eingeladen.
Archive bewahren und erhalten die schriftliche Überlieferung des Landes für künftige Generationen. Doch der Schutz und die Sicherung dieses Kulturgutes beginnen nicht erst im Archiv, sondern schon viel früher: in den Behörden, wo die analogen und neuerdings auch digitalen Akten und Vorgänge entstehen.
Ziel der Veranstaltung war, das archivische Wissen und die archivische Erfahrung mit den Teilnehmern zu teilen und ihnen zu zeigen, worauf bei der Sicherung von Unterlagen zu achten ist.
Informationsmaterial zum Behördentag 2017:
Bestandserhaltung in der Praxis
Aufbewahrungsfristen - Schutzfristen
Anforderungen an die Sicherheit und Bestandserhaltung digitaler Daten
Archive und Verwaltung
Das Transparenzgesetz ist schon da, die landesweite eAkte kommt - Verwaltung und Archive beschreiten künftig neue Wege. Doch was bedeutet die Einführung von Transparenzgesetz und eAkte für die Aufgabenerledigung der Landesverwaltung? Was ist zu tun, wie sich darauf vorbereiten? Und welche Auswirkungen hat das auf die Archive? Was gelangt überhaupt in die Archive und warum? Und wie gewährleisten Archive Zugang, ohne z. B. datenschutzrechtliche Bestimmunen zu verletzen? Diesen Fragen ging die Landesarchivverwaltung zusammen mit dem Ministerium des Innern beim Behördentag 2015 im Landeshauptarchiv Koblenz nach.
Informationsmaterial zum Behördentag 2015:
Transparenzgesetz und E-Akte - Neue Wege für die Verwaltung
Bewertungspraxis in der Landesarchivverwaltung
Benutzung von Archivgut - der rechtliche Rahmen im Überblick
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Vom Verwaltungsschriftgut zum Kulturgut
Behördliches Schriftgut ist Teil des kulturellen Erbes unseres Landes; seine Bewertung, Übernahme, Aufbewahrung und Nutzbarmachung ist Aufgabe der Landesarchive. Obwohl das Landesarchivgesetz die Übergabe von Behördenschriftgut genau regelt, bleiben in der Praxis viele Fragen, denen der Behördentag 2013 der Landesarchivverwaltung im Landesarchiv Speyer nachging.
Informationsmaterial zum Behördentag 2013:
Digitale Unterlagen in der Verwaltung und ihre Archivierung
In den Magazinen des Landeshauptarchivs Koblenz lagert Schriftgut aus 1200 Jahren Geschichte in Rheinland-Pfalz: Gut geschützt, unverändert und authentisch wie die älteste Urkunde aus dem Jahr 816.
Doch können wir das auch für die Zeugnisse unserer zunehmend digitalen Welt sagen?
Welche Auswirkungen hat das Vordringen der elektronischen Akte auf das Verwaltungshandeln?
Was gilt es zu beachten und wie können die Archive den Behörden bei der Bewältigung der damit zusammenhängenden Herausforderungen helfen?
Beim Behördentag 2012 im Landeshauptarchiv wurden Rechtssicherheit, Transparenz und Langzeiterhaltung thematisiert und neueste Trends, beispielsweise in der Gesetzgebung, beleuchtet.
Informationsmaterial zum Behördentag 2012:
Für die Ewigkeit? Digitale Unterlagen in der Verwaltung und ihre Archivierung
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Die Aussicht, einen Blick hinter verschlossene Türen werfen zu können, war offensichtlich sehr verlockend: Zahlreiche Vertreter aus allen Bereichen der Landesverwaltung folgten der gemeinsamen Einladung von Landeshauptarchiv und Innenministerium und drängten sich am Dienstag, den 24. Mai 2011, im Landeshauptarchiv Koblenz. Unter dem Motto "Vergangenheit - Gegenwart - Zukunft" wollten sie vor Ort sehen, was mit ihrem Schriftgut im Landeshauptarchiv geschieht.
Die Archivarinnen und Archivare ließen sich nur zu gerne über die Schulter schauen: Je mehr die Behördenvertreter von den Aufgaben eines Archivs wissen, umso leichter fällt die Zusammenarbeit. Daher konnten sich die Gäste aus der Landesverwaltung nicht nur über Fragen der Anbietung und Aussonderung informieren und beraten lassen, sondern erfuhren ebenso, wie man Archivalien dauerhaft erhält und für die Öffentlichkeit zugänglich macht.
Informationsmaterial Behördentag 2011:
Der zweite Behördentag der Landesarchivverwaltung Rheinland-Pfalz fand am 6. Oktober 2010 im Rathaus der Stadt Koblenz statt. Im Anschluss an ein umfangreiches Vortrags- und Diskussionsprogramm bestand nachmittags die Möglichkeit, die Räumlichkeiten des Landeshauptarchivs Koblenz während einer Führung zu besichtigen.
Die Veranstaltung bot eine Einführung in die Prinzipien und Anforderungen einer geordneten Schriftgutverwaltung, die zudem unabdingbare Voraussetzung ist für die erfolgreiche Einführung eines DMS. Sie zeigte aber auch, wie die Landesarchive Schriftgut in Archivgut umwandeln und als Kulturgut des Landes verwahren und zugänglich machen.
Informationsmaterial zum Behördentag 6. Oktober 2010:
Übernahme - Erschließung - Benutzung oder die Verwandlung von Schriftgut zu Archiv- und Kulturgut
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Die Premiere war ein voller Erfolg: In der gut gefüllten Aula der Bereitschaftspolizei in Mainz-Hechtsheim informierten sich zahlreiche Behördenvertreter aus dem gesamten Land beim ersten Behördentag des Landeshauptarchivs Koblenz über die Zusammenarbeit zwischen Archiv und Verwaltung und das Dienstleistungsangebot der Archive für die Verwaltungen.
Gemeinsam mit dem Innenministerium hatte das Landeshauptarchiv eingeladen, und nahezu die gesamte Landesverwaltung war präsent: Aus allen Bereichen der staatlichen Verwaltung kamen Vertreterinnen und Vertreter, um sich durch Vorträge, vor allem aber in persönlichen Gesprächen beraten und informieren zu lassen. Begrüßt durch die Abteilungsleiterin der Zentralabteilung des Innenministeriums, Frau Cornelia Weis, und die Abteilungsleiterin der Kulturabteilung des Ministeriums für Bildung, Wissenschaft, Jugend und Kultur, Frau Heidi Schumacher, hörten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zunächst eine kurze Einführung der Leiterin des Landeshauptarchivs Koblenz, Frau Dr. Elsbeth Andre. Im Anschluss erläuterte Herr Dr. Achim Krümmel, Abteilungsleiter der Abteilung 300 Dienste und Technik, in einem anschaulichen Vortrag die Prinzipien der Anbietung und Aussonderung von Papierakten. Die anschließende Kaffeepause wurde bereits genutzt zu intensiven Gesprächen zwischen den Behördenvertretern und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Abteilung für Staatliches Schriftgut, die es sich nicht nehmen ließen, geschlossen vor Ort zu sein, um den Kontakt zu "ihren" Behörden zu intensivieren und verfestigen. Nach der Pause führte Frau Dr. Beate Dorfey, stellvertretende Dienststellenleiterin und Abteilungsleiterin der Abteilung 400 Staatliches Schriftgut, in die Problematik der Umstellung behördlichen Schriftguts von Papier auf elektronische Form ein.
Noch lange nach der Veranstaltung standen die Vertreterinnen und Vertreter der Behörden und der Archive zusammen, um offene Fragen zu erörtern und zu klären. Dieses erfreulich große Interesse an der Arbeit der Archive ist Grund genug, schon bald eine weitere Veranstaltung dieser Art durchzuführen. Häufig wurde der Wunsch geäußert, doch einmal die Arbeit der Archive vor Ort zu sehen. Geplant ist daher, im Herbst 2010 in das Landeshauptarchiv Koblenz einzuladen, wo neben Vorträgen und Einführungen eine Magazinführung zu den Schätzen unseres Hauses wartet.
Informationsmaterial zum Behördentag 15. April 2010:
Aussonderung, Anbietung und Übernahme von konventionellem Schriftgut
Elektronische Unterlagen in der Verwaltung und das Beratungsangebot der Archive
