Kommunale Gebietskörperschaften können ihr Archivgut im Rahmen eines Verwahrungs- und Verwaltungsvertrages in den Landesarchiven archivieren lassen. Ein solcher Vertrag kann den Grundstein für die spätere Einrichtung eines eigenen Archivs bilden.
Grundlage für den Abschluss eines Verwahrungsvertrags sind die Bestimmungen des Landesarchivgesetzes (LArchG) vom 5.10.1990 in seiner jeweils gültigen Fassung.
Der Verwahrungsvertrag regelt die Übernahme aller mit fachlicher Archivierung verbundenen Aufgaben einer kommunalen Gebietskörperschaft durch das zuständige Landesarchiv gegen die gesetzlich vorgeschriebene Kostenbeteiligung. Die Kosten werden berechnet nach Einwohnern. Für Verbandsgemeinden, verbandsfreie Städte, Einheits- und Ortsgemeinden werden pro Jahr 0,54 € und für Kreise 0,40 € pro Einwohner erhoben.

Die Dienstleistungen für unsere Vertragspartner umfassen: 

• Betreuung durch eine(n) bei den Landesarchiven beschäftigte(n) Archivarin oder Archivar.
• Auswahl (Bewertung) des vom Vertragspartner angebotenen Schriftguts, das nicht mehr für die laufenden Geschäfte benötigt wird und bei dem verwaltungsinterne Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.
• Übernahme der als archivwürdig bewerteten Unterlagen.
• Beratung über eventuell notwendige Maßnahmen der Bestandserhaltung und Restaurierungsarbeiten. Die Umsetzung muss durch die Kommune selbst erfolgen bzw. von dieser in Auftrag gegeben werden. Vor Übernahme durch das Landesarchiv muss mikrobiell kontaminiertes Schriftgut (Schimmel) sachgemäß dekontaminiert werden.
• EDV-gestützte Erschließung der archivwürdigen Unterlagen: Anlage eines Datensatzes zu jeder Akte in der Archivdatenbank (Angaben über Signatur, Laufzeit, Titel, Inhaltsangabe, eventuell zu beachtende Sperrfristen, ursprüngliches Aktenzeichen, Erhaltungszustand, eventuelle Besonderheiten wie Fotos), Entfernung von metallischen Bestandteilen der Akten zur Vermeidung von Rostfraß, Entfernung aller Folien, Umbettung der Akten in säurefreie Mappen und säurefreie Archivkartons, Signierung jeder einzelnen Akte sowie Einordnung jeder Akte in einen virtuellen Aktenplan zwecks Zuordnung zum ursprünglichen Funktions- und Zuständigkeitsrahmen (Klassifikation).
• Erstellung eines aus allen Datensätzen und der Klassifikation gebildeten Verzeichnisses (Findbuchs), dem Informationen über die Verwaltungsgeschichte und über die Verzeichnung vorangestellt sind.
• Übergabe des Findbuchs als pdf-Datei an die vertragsschließende Kommune.
• Präsentation der Erschließungsdaten über das Portal APERTUS (dies betrifft diejenigen Datensätze, welche keiner gesetzlichen Sperrfrist mehr unterliegen).
• Fachgerechte Lagerung des kommunalen Archivguts in den Magazinräumen der Landesarchive.
• Zugänglichmachung: Erteilung schriftlicher und mündlicher Auskünfte an Nutzerinnen und Nutzer, Bereitstellung des kommunalen Archivguts im Lesesaal des Landeshauptarchivs Koblenz bzw. des Landesarchivs Speyer sowie ggf. Erstellung von Reproduktionen.
• Beratung der Behörden bei der Schriftgutverwaltung.
• Befristete Versendung von Archivalien der abgebenden Behörden oder von deren Rechtsvorgängern an diese Behörden gemäß § 7 der Landesarchiv-Benutzungsverordnung (LArchBVO), wenn deren dienstliche Aufgaben es erfordern.