Wappen und Flaggen sind bildliche Erkennungszeichen ihrer Träger. Ihre Gestaltung beruht auf traditionellen Regeln, deren wichtigste Grundsätze Einmaligkeit und Klarheit sind. Beides verleiht ihnen einen hohen Wiedererkennungswert und hervorragende Eignung als identitätsstiftende Symbole.

In Rheinland-Pfalz ist gemäß § 5 der Gemeindeordnung vom 31. Januar 1994 die Einführung neuer Wappen und Flaggen für Landkreise und Gemeinden, beispielsweise nach einer Fusion, genehmigungspflichtig. 
Vorgeschrieben ist auch eine vorherige Begutachtung durch die Landesarchive in Koblenz und Speyer.
Die Genehmigungsbehörde für Wappen und Flaggen ist – für Orts- und Verbandsgemeinden sowie für verbandsfreie Städte und Gemeinden – die zuständige Kreisverwaltung. Kreisverwaltungen genehmigen sich ihre Wappen selbst, dasselbe gilt für kreisfreie Städte. 

Für Ortsgemeinden wird das Begutachtungs- und Genehmigungsverfahren i. d. R. von den Verbandsgemeindeverwaltungen durchgeführt. Diese legen Entwürfe und Beschreibung (d. h. die Erläuterung von Bedeutung und Herkunft der Bestandteile des Wappens) dem zuständigen Landesarchiv zur Begutachtung vor. 
Das Landesarchiv prüft und unterstützt bei der Blasonierung (der für die Wappengestaltung allein maßgeblichen Anleitung zur bildlichen Gestaltung des Wappens in heraldischer Fachsprache) bzw. bei der verbindlichen Beschreibung der Gemeindeflagge (Farbgebung und Aufteilung der Flagge bzw. Positionierung von Wappen und sonstigen Gestaltungselementen). Das Gutachten hat sowohl die Einhaltung der Gestaltungsregeln für Wappen und Flaggen als auch die historische und lokale Korrektheit zum Gegenstand. Es ist für die Genehmigung nicht bindend.
Sobald die Begutachtung abgeschlossen und der Entwurf genehmigungsfähig ist, kann er von der beantragenden Stelle, also der Ortsgemeinde selbst oder der Verbandsgemeinde, unter Beifügung der Begründung und der Blasonierung der Kreisverwaltung zur Genehmigung vorgelegt werden. Nach Erteilung der Genehmigung erhält das zuständige Landesarchiv eine Kopie der Genehmigungsurkunde und eine farbige Abbildung des Wappens für seine amtliche Belegsammlung.