Kreisverwaltungen führen Wappen mit Herzschild, kreisfreie Städte, Verbandsgemeinden und verbandsfreie Gemeinden Wappen mit Schildbord und Ortsgemeinden einfache Wappen. Diese Regeln entsprechen einer Empfehlung des Innenministeriums, sind für die Genehmigungsbehörde aber nicht bindend. Kommunalwappen sind Minderwappen ohne Helm, Helmdecke, Mauerkrone usw.

Bei der Gestaltung eines Wappens ist vor allem der Grundsatz der Einfachheit des Wappens zu beachten. Die Zahl der Heroldsbilder (d. h.: quasi geometrische Formen, die den Schild von Rand zu Rand teilen, z. B. Kreuz, Wellenbalken, Spitze) und der gemeinen Figuren (d. h.: Lebewesen u. durch die Natur oder von Menschenhand geschaffene Objekte, z. B. Adler, Löwe, Weintraube, Schwert) sollte so reduziert wie möglich sein. Auch bei der Farbwahl (Tingierung) ist darauf zu achten, dass möglichst wenig Farben verwendet werden. Das Aufeinandertreffen von Farbe auf Farbe und von Metall auf Metall stellt einen grundsätzlichen heraldischen Regelverstoß dar; etwaige dünne Konturlinien bleiben hierbei unberücksichtigt. Dies ist unbedingt auch bei der Gestaltung von Flaggen zu beachten: Es ist z. B. zu vermeiden, dass beim auf dem Flaggentuch aufgelegten Wappenschild ein Verstoß gegen die heraldischen Farbregeln stattfindet, da sonst das Wappenschild auf weite Entfernung seine Erkennbarkeit einbüßt. Bei der Gestaltung der gemeinen Figuren sind keine realistischen Darstellungen anzustreben. Stattdessen gilt es, charakteristische Attribute einer Figur oder natürlichen Erscheinung eher überzubetonen und einer stilisiert-symbolischen Darstellung den Vorzug zu geben (ein gutes Beispiel stellt hier die heraldische Lilie im Vergleich zur realen Lilie dar). Die Darstellung muss typisiert sein. Typisierung bedeutet, dass keine einmaligen, konkreten Erscheinungen der Natur, Kultur und Zivilisation „porträtiert“ werden. Stattdessen erscheint im Wappen lediglich eine symbolische Repräsentation ohne individuelle Merkmale. Es wird also z. B. nicht ein konkretes Kirchengebäude im Wappen „abgebildet“, sondern ein Zeichen mit den typischen Merkmalen einer Kirche dargestellt – etwa so, wie wir es von Piktogrammen gewohnt sind. Darüber hinaus werden gemeine Figuren im Wappenschild flächig und ohne Perspektive oder Schattierungen dargestellt. Schrift auf Wappen und Flaggen ist unzulässig.

Es gibt in der Heraldik nur vier Farben (Rot, Grün, Blau und Schwarz) und zwei Metalle (Gold und Silber); letztere werden üblicherweise durch die Farben Gelb und Weiß repräsentiert. Bei Flaggen ist es entsprechend, wobei anstelle von Metallen von den Farben Gelb und Weiß gesprochen wird. Die Farbtöne sind traditionell definiert (Zinnoberrot, Schweinfurter Grün, Kobaltblau, Schwarz, Reichgold, Britanniasilber) und nicht einfach auf die stärker ausdifferenzierten Farbskalen der RAL/HKS-Farbtöne übertragbar; hier bleibt also immer ein gewisser Gestaltungsspielraum bei der konkreten Herstellung von Wappen bzw. Flaggen. Farben in Wappen und Flaggen sind immer als einheitlicher Farbton zu verwenden, d. h. es wäre z. B. unzulässig, in einem Wappen zwei unterschiedliche Blautöne zu verwenden.

Man unterscheidet Banner (1), Hängeflagge (2) und hochrechteckige Hissflagge (3), die alle dasselbe Seitenverhältnis und dieselbe vertikale Ausrichtung haben, von der horizontal ausgerichteten Hissflagge (4); letztere ist der bei Nationalflaggen (z. B. der Flagge der Bundesrepublik Deutschland) vorherrschende Flaggentyp. Sie weist dasselbe Seitenverhältnis wie die Flaggentypen 1–3 auf. Vorschriften zur Gestaltung im Hinblick auf die Unterscheidung zwischen Orts- und Verbandsgemeinden bzw. Kreisverwaltungen gibt es bei Flaggen nicht.

Die Landesarchive in Koblenz und Speyer übernehmen nur die Begutachtung von Wappen und Flaggen für Orts- und Verbandsgemeinden sowie für verbandsfreie Städte und Gemeinden sowie für Landkreise im Rahmen ihres gesetzlichen Auftrags. Wappen von Familien oder sonstigen privaten Trägern bedürfen keiner behördlichen Genehmigung. Allerdings stellen sie Werke im Sinne des Urheberrechts dar und unterliegen den daraus resultierenden Rechtsvorschriften. Privatpersonen, die ein Familienwappen annehmen wollen, können sich aber an wappenkundliche Vereine wenden, die ihnen bei der Gestaltung und Annahme eines Wappens weiterhelfen können. 

Die Orts- und Verbandsgemeinden sowie die verbandsfreien Städte und Gemeinden sowie die Landkreise dürfen eigene Wappen und Flaggen führen, wenn diese nach dem beschriebenen Verfahren amtlich genehmigt worden sind. Diese Wappen und Flaggen sind Hoheitszeichen und dürfen nur von den jeweiligen Kommunen verwendet werden. Insbesondere die Verwendung von amtlichen Wappen und Flaggen durch private Organisationen oder durch Privatpersonen ist grundsätzlich untersagt und nur mit der ausdrücklichen Erlaubnis der wappenführenden Gemeinde möglich.

Handbuch der Heraldik – Wappenfibel. Begründet durch Adolf Matthias Hildebrandt, hrsg. vom Herold (Verein für Heraldik, Genealogie und verwandte Wissenschaften), bearb. im Auftrag des Herolds-Ausschusses der Deutschen Wappenrolle von Ludwig Biewer, 19. verb. u. erw. Aufl., Neustadt a. d. Aisch 2002

Leonhard, Walter: Das große Buch der Wappenkunst. Entwicklung-Elemente-Bildmotive-Gestaltung, München 1978

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Debus, Karl Heinz: Das Große Wappenbuch der Pfalz. Herausgegeben mit Unterstützung der Pfalzwerke AG. Neustadt an der Weinstraße 1988

Friderichs, Alfons: Wappenbuch des Landkreises Cochem-Zell, Zell/Mosel 2001

Gutenberger, Wilhelm: Wappen und Flaggen im Rhein-Hunsrück-Kreis. Herausgegeben von der Kreisverwaltung des Rhein-Hunsrück-Kreises, o. O. 1997

Hessisches Ortswappenbuch. Bearbeitet von Karl E. Demandt u. Otto Renkhoff, Glücksburg/Ostsee 1956

Wappenbuch der Verbandsgemeinde Bitburg-Land. Herausgegeben vom Geschichtlichen Arbeitskreis Bitburger Land u. der Verbandsgemeinde Bitburger Land, Bitburg 1995

Wappenbuch des Landkreises Birkenfeld. Herausgegeben vom Landkreis Birkenfeld und der Landesarchivverwaltung Rheinland-Pfalz, bearb. von Franz-Josef Heyen u. Theresia Zimmer, Koblenz 1966

Wappenbuch des Rhein-Lahn-Kreises. Bearbeitet von Winfried Monschauer, Koblenz 2017

Zobel, Rolf: Wappen an Mittelrhein und Mosel, Norderstedt 2009