In den Kommunalverwaltungen in Rheinland-Pfalz laufen – auch auf Grundlage des Landesgesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Rheinland-Pfalz (E-Government-Gesetz Rheinland-Pfalz - EGovGRP) – mittlerweile immer mehr Aufgaben elektronisch ab. In vielen Kommunen wird bereits jetzt die Einführung der E-Akte projektiert. Diese E-Akten müssen, ebenso wie analoge Akten, dann dem zuständigen Kommunalarchiv angeboten werden, wenn sie für das laufende Geschäft der Verwaltung nicht mehr benötigt werden und deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Parallel zu der Einführung der E- Akten finden in den Kommunalverwaltungen bereits seit Jahrzehnten elektronische Fachverfahren Anwendung, die zum Teil eindeutig archivwürdige Daten beinhalten. Daneben können auch Dateisammlungen auf Netzwerklaufwerken archivwürdig sein, wenn diese Verwaltungshandeln und -entscheidungen dokumentieren, die auf andere Weise nicht mehr nachvollziehbar sind. Ob E-Akte, elektronisches Fachverfahren oder Laufwerksablage: Um diese genuin digitalen Objekte zu archivieren, braucht es ein digitales Magazin. 

Sowohl aus rechtlicher als auch aus technischer Sicht ist es für die digitale Langzeitarchivierung nicht ausreichend, auf die Archivfunktion eines DMS oder den Laufwerksserver zu vertrauen. Denn nur ein allen archivfachlichen Standards genügendes Digitales Magazin stellt sicher, dass die dort hinterlegten Daten über die Lebensdauer von Hard- und Software hinaus archiviert werden und auch langfristig nutzbar bleiben. In einem digitalen Magazin können unterschiedlichste Formate und Unterlagentypen, von der Dateiablage über Datenbanken und Dokumentenmanagementsysteme in langzeitfähigen Formaten hinterlegt werden. Nur dann, wenn kommunale Archive entsprechende Lösungen für die Archivierung digitaler Unterlagen etabliert haben, stellen sie sicher, dass auch das heutige Verwaltungshandeln rechtssicher und in Hinblick auf die zukünftige historische Auswertung verfügbar gemacht wird. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass sich die kommunalen Verwaltungen um Lösungen zur digitalen Archivierung bemühen, die sich vor allem im Verbund realisieren lassen. Alle Kommunalverwaltungen sollten bereits bei Einführung eines neuen Fachverfahrens oder der E-Akte die spätere Aussonderung mit bedenken (vgl. dafür die Spezifikation der Aussonderungsschnittstelle). In jedem Fall sind bei der Einführung einer E-Akten-Lösung in Hinblick auf die spätere Archivierung die „Informationen zur Einführung elektronischer Aktenführung- und Archivierung“ zu beachten, die Sie auf dieser Seite finden.