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Gesetzliche Grundlagen
Nach dem Landesarchivgesetz Rheinland-Pfalz müssen Kreise, Kommunen und ihre Zusammenschlüsse die Archivierung ihrer Unterlagen gesetzeskonform regeln. Sie können eigene oder gemeinsame Archive betreiben oder Unterlagen gegen Kostenbeteiligung in Landesarchiven archivieren lassen.
Personenbezogene Daten können gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nur so lange verarbeitet und gespeichert werden wie dies zur Erledigung der behördlichen Aufgaben erforderlich ist. Behörden legen die Dauer der Aufbewahrungs- bzw. Löschfristen unter Einhaltung der geltenden Rechtsnorm fest. Nach Ablauf der Fristen sind sämtliche anbietungspflichtige Daten dem zuständigen öffentlichen Archiv zur Übernahme anzubieten. Anbietungspflichtige Stellen dürfen personenbezogene Daten gemäß Landesdatenschutzgesetz (LDSG) erst löschen, nachdem das zuständige öffentliche Archiv diese als nicht archivwürdig bewertet hat. Die Verarbeitung personenbezogener Daten in öffentlichen Archiven erfordert geeignete Maßnahmen zum Schutz dieser Daten.
Das Personenstandsgesetz (PStG) regelt die formalen Voraussetzungen für die Begründung und Änderung des Personenstandes, insbesondere durch die Beurkundung von Geburten, Eheschließungen, Lebenspartnerschaften, Sterbefällen sowie weiteren personenstandsrelevanten Ereignissen. Zuständig für die Führung der Personenstandsregister – darunter Geburten-, Ehe- und Sterberegister – sind die Standesämter, bei denen jede Änderung des Personenstandes anzuzeigen ist. Nach Ablauf der Fortführungsfristen sind die Personenstandsunterlagen dem zuständigen öffentlichen Archiv zur Übernahme anzubieten und gemäß Landesarchivgesetz zu beauskunften.
Die Landesverordnung zur Durchführung des Personenstandsgesetzes regelt in Rheinland-Pfalz zum einen die Organisation und Aufsicht der Standesämter sowie die Bestellung, Qualifikation und Aufgaben der Standesbeamtinnen und Standesbeamten, zum anderen die Führung, Aktualisierung und Bewahrung der Sicherungsregister, Zweitbücher und Sammelakten. Erstere sind nach Ablauf der jeweils gesetzlich festgelegten Fristen der Landesarchivverwaltung Rheinland-Pfalz zur Übernahme anzubieten.
Das Bundesmeldegesetz (BMG) legt u. a. den Zeitpunkt fest, zu dem Meldedaten dem zuständigen Archiv anzubieten sind. Die Anbietungspflicht bezieht sich auch auf Meldedaten, die nach BMG aus den Meldedatensätzen zu löschen sind.
Bei rechtswidriger Aktenvernichtung liegt ein Verwahrungsbruch und damit Strafbarkeit vor. Von rechtswidriger Aktenvernichtung ist auszugehen, wenn von Seite einer öffentlichen Verwaltung billigend in Kauf genommen wird, dass potentiell archivwürdige Unterlagen rechtswidrig, beispielsweise durch Schimmel oder unautorisierte Kassation, vernichtet werden.
