Entlastung der Verwaltung – weniger Lagerkosten
Regelmäßige Aussonderung reduziert die Aktenmenge erheblich. Archivfachkräfte prüfen die Relevanz von Unterlagen, nichtarchivwürdige Akten müssen anschließend von der Verwaltung vernichtet werden. Dadurch werden Lager- und Büroflächen frei und Miet- sowie Lagerkosten gesenkt. 

Rechtssicherheit und Absicherung – Schutz vor finanziellen und rechtlichen Risiken
Ordnungsgemäß archivierte Unterlagen bleiben langfristig verfügbar und bilden eine verlässliche Beweisgrundlage. Behörden vermeiden Haftungsrisiken, unnötige Strafen oder kostspielige Rechtsstreitigkeiten. Gerichtsfeste Akten sichern zudem den Nachweis rechtmäßigen Verwaltungshandelns. 

Kompetente Ansprechpartner – Stärkung der Öffentlichkeitsarbeit
Archivfachlich geschultes Personal schafft kompetente Ansprechpartner bei historischen Fragestellungen, z.B. bei Straßen(um)benennungen, der Biographie gewürdigter bzw. zu würdigenden Personen, bei Gedenkkonzepten oder Ortsjubiläen.

Schutz vor Krisenschäden – Vermeidung hoher Wiederherstellungskosten
Ein fachgerecht geführtes Archiv kann bei Naturkatastrophen wie Hochwasser oder Bränden immensen Schäden vorbeugen und Ausgaben für höchst kostspielige Restaurierungen bzw. für die Ersatzbeschaffung bei Verlusten von wichtigen Akten und Registern vorbeugen. So verringert sich das Risiko für einen Totalverlust der historischen Überlieferung („historisches Gedächtnis“) der Gemeinde.

Effiziente Arbeitsprozesse – direkte Kosteneinsparungen
Eine ordnungsgemäße Archivierung auf der Grundlage einer strukturierten Schriftgutverwaltung verhindert lange Suchzeiten und ermöglicht sofortigen Zugriff auf benötigte Dokumente. Verzögerungen bei der Erledigung der Fachaufgaben reduzieren sich, so dass Verwaltungsprozesse schneller und produktiver ablaufen. Arbeitsersparnisse und eine Verringerung des Verwaltungsaufwandes können hierbei nicht nur das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger in eine gut organisierte Verwaltung stärken, sondern in vielen Fällen zu einer erheblichen Senkung der Personalkosten führen: Wenn Verwaltungsmitarbeiterinnen oder Mitarbeiter täglich nur 15 Minuten effizienter arbeiten, weil die gewünschten Informationen schneller gefunden und eigene Dokumente schneller erstellt und abgelegt werden, ergibt sich für eine beispielhafte Verwaltung mit durchschnittlich 40 Mitarbeitenden eine jährliche Einsparung von geschätzt bis zu 40.000 Euro an Personalkosten – ein direkter finanzieller Vorteil.

Sie macht historische Unterlagen für die Gemeinden nutzbar und unterstützt damit die Identifikation der Bürgerinnen und Bürger mit der Gemeinde und der Region.

Sie vermittelt das direkteste Bild von den Zuständen unserer und vergangener Zeiten („Was heute Behördenschriftgut ist, wird morgen eine historische Quelle sein“) und verdeutlicht den Bürgern rechtsstaatliche Transparenz des Verwaltungshandelns.

Sie schafft offene Häuser für die historische Forschung durch Wissenschaft und Bürgerschaft, berät zur Geschichte der Kommune und unterstützt historisch interessierte Personen, Initiativen und Vereine. 

Sie schafft für Lehrende und Lernende wichtige außerschulische Lernorte, bietet An- und Verknüpfungspunkte zur Entwicklung eines reflektierten Geschichtsbewusstseins und zur Vermittlung von Medien- und Urteilskompetenz.

Sie ermöglicht allgemeine und zielgruppenspezifische Angebote kommunaler Bildungs- und Öffentlichkeitsarbeit, neben klassischen Ausstellungen und Veröffentlichungen zunehmend durch digitale Vermittlungsformen.

Sie ermöglicht dem breiten Kreis der Familienforscher den gesetzlich verbrieften Zugang zu Personenstandsunterlagen und weiteren für ihre Forschung relevanten Quellen. Identitätsstiftung und Verbundenheit mit dem eigenen Ort bzw. Kontakte von Auswärtigen zur „alten Heimat“ lassen sich konkretisieren, veranschaulichen und vertiefen. 

Landkreise und Gemeinden können allein oder im Verbund eigene, fachlich geführte Archive einrichten. Die LAV befürwortet diesen Weg der kommunalen Archivierung: Insbesondere Verbundlösungen kombinieren professionelle Betreuung und Ortsnähe mit Einsparungspotentialen. Die LAV unterstützt die Einrichtung eigener Kommunalarchive durch ihre Beratung.

Landkreise und Gemeinden können die Archivierung ihrer Unterlagen durch Verwahrungs- und Verwaltungsverträge dem zuständigen Landesarchiv (Koblenz oder Speyer) übertragen. An der Finanzierung dieser Dienstleistung beteiligen sich die vertragschließenden Kommunen mit einer Kostenpauschale, die auf der Grundlage ihrer Einwohnerzahl berechnet wird.

Archivierung ist eine gesetzliche Pflichtaufgabe der Landkreise, der Gemeinden, ihrer Verbände und ihrer Stiftungen des öffentlichen Rechts (§ 2 Abs. 2 des Landesarchivgesetzes).

Die Bewertungshoheit liegt beim Archiv. Archivierung kommunaler Unterlagen ist eine anspruchsvolle und verantwortungsvolle Aufgabe, die im Rahmen gesetzlicher Vorgaben stattfindet. Allein fachlich aus bzw. fortgebildeten Archivarinnen und Archivaren obliegt die folgenschwere Entscheidung darüber, welche Unterlagen archiviert und welche vernichtet werden.