Auf der Grundlage des Bundesarchivgesetzes und des Landesarchivgesetzes wird das Benutzungsverfahren  durch die Benutzungsordnung geregelt. In der Regel erfolgt die Benutzung vor Ort im Archiv im Rahmen der Öffnungszeiten des jeweiligen Archivs. Die Benutzungsgenehmigung wird auf schriftlichen Antrag erteilt, soweit ein berechtigtes Interesse dargelegt werden kann. Der Antrag kann vor Ort im Lesesaal gestellt werden, eine vorherige Anmeldung ist erforderlich. Die Benutzung der Archivalien im Lesesaal ist kostenfrei. Wir weisen darauf hin, dass die Vorlage eines amtlichen Ausweisdokumentes bei einer ersten Antragstellung zur Benutzung in der Landesarchivverwaltung verlangt wird.  

Archivalien sind unersetzliches Kulturgut des Landes Rheinland-Pfalz und werden daher, um sie in ihrem Erhaltungszustand zu schützen und ihre dauernde Aufbewahrung zu gewährleisten, nur dann im Original vorgelegt, wenn keine zur Benutzung bestimmten Reproduktionen - auch nicht in der Datenbank - vorhanden sind und ihr Erhaltungszustand eine Gefährdung ausschließt. Sie dürfen nicht vorgelegt werden, wenn Sperrfristen gelten. Diese betragen bei Sachakten 30 Jahre, bei personenbezogenen Akten 10 Jahre nach Tod bzw. 100 Jahre nach der Geburt des Betroffenen und bei aufgrund von Rechtsvorschriften geheimzuhaltenden Akten 60 Jahre nach ihrer Entstehung. In einigen Fällen kann trotzdem eine Einsichtnahme ausnahmsweise erfolgen, jedoch nur aufgrund eines gesonderten Antrages.